तमिलनाडु और आंध्र प्रदेश में चश्मे की दुकान का सॉफ़्टवेयर: ऑर्डर, लैब के काम और एडवांस

चश्मे की दुकान (optical shop) एक में तीन कारोबार है: फ़्रेम, धूप के चश्मों और सॉल्यूशन का एक रिटेल काउंटर, ऑर्डर पर बनाने वाली एक वर्कशॉप जहां से चश्मे की हर जोड़ी एक फ़िटिंग लैब से होकर गुज़रती है, और एक तरह का साहूकार, जो ग्राहक का एडवांस एक हफ़्ते तक अपने पास रखता है। आम दुकान के लिए बना सॉफ़्टवेयर पहला काम संभालता है और बाकी में से कोई नहीं। इसीलिए कोयंबटूर, मदुरै, विजयवाड़ा और विशाखापत्तनम के ऑप्टिशियन अक्सर बिलिंग एक प्रोग्राम पर और ऑर्डर एक नोटबुक में चलाते हैं।

यह लेख तमिलनाडु और आंध्र प्रदेश के उन चश्मे की दुकान के मालिकों के लिए है जो चश्मे की दुकान के सॉफ़्टवेयर की तुलना कर रहे हैं, चाहे वह अलग से चलने वाली दुकान हो या आंखों के अस्पताल के अंदर का चश्मे का काउंटर।

1. पर्चा

ऑर्डर चश्मे के पर्चे से शुरू होता है: हर आंख के लिए स्फ़ीयर (sphere), सिलिंडर (cylinder), एक्सिस (axis) और ऐड (add), और पुतलियों के बीच की दूरी (pupillary distance)। हर बार जब ये संख्याएं हाथ से उतारी जाती हैं, डॉक्टर की पर्ची से ऑर्डर बुक में और वहां से लैब के जॉब कार्ड पर, आंखें आपस में बदल जाने या माइनस का निशान छूट जाने की गुंजाइश रहती है।

• उसी सिस्टम पर चलने वाले आंखों के क्लिनिक से, पर्चा हर आंख की पावर के साथ दुकान की कतार में पहुंचना चाहिए।
• बाहर के डॉक्टर से, पावर एक ही बार ऑर्डर पर डाली जानी चाहिए, और वहीं से लैब के लिए छपनी चाहिए।
• लेंस का प्रकार (सिंगल विज़न, बाइफ़ोकल, प्रोग्रेसिव) पूछा जाना चाहिए, मान नहीं लिया जाना चाहिए।
• पावर ऑर्डर पर तय (frozen) होनी चाहिए, ताकि बाद का रिफ़्रैक्शन उस चश्मे को न बदल सके जो पहले से लैब में है।

2. फ़िटिंग लैब को ऑर्डर

तमिलनाडु और आंध्र प्रदेश के ज़्यादातर ऑप्टिशियन लेंस का काम किसी फ़िटिंग लैब को भेजते हैं, अपने ही शहर में या पास के किसी बड़े शहर में। सॉफ़्टवेयर को:

• हर ऑर्डर को चरण के हिसाब से एक बोर्ड पर रखना चाहिए: शुरू करना है, ऑर्डर हुआ, लैब में, तैयार;
• लैब के लिए पावर, फ़्रेम और माप वाला जॉब टिकट छापना चाहिए;
• दर्ज करना चाहिए कि हर लेंस किस लैब को भेजा गया और किस तारीख़ को गया;
• वे ऑर्डर दिखाने चाहिए जो बहुत देर से लैब में हैं, और वे तैयार चश्मे जिन्हें कोई लेने नहीं आया।

3. एडवांस और डिलीवरी पर बाकी रकम

एडवांस चश्मे की दुकान की कार्यशील पूंजी (working capital) है। यह ऑर्डर देते समय नकद, UPI या कार्ड में, अपनी नंबर वाली रसीद पर लिया जाना चाहिए। डिलीवरी पर बाकी रकम वसूली जाती है, और पूरे ऑर्डर के लिए एक ही GST इनवॉइस बनता है, जिसमें मिला हुआ एडवांस और चुकाई गई बाकी रकम दिखती है। अगर कोई ऑर्डर रद्द होता है, तो सॉफ़्टवेयर को दिखाना चाहिए कि इससे क्या पलटता है: शेल्फ़ पर लौटा स्टॉक और लौटाया जाने वाला एडवांस।

4. काउंटर

हर बिक्री ऑर्डर नहीं होती। धूप के चश्मे, रेडीमेड चश्मे, सॉल्यूशन और एक्सेसरी शेल्फ़ से ही बेचे जाते हैं। ध्यान दें कि बारकोड स्कैनिंग के साथ टैब में बिल हों, हर बिक्री उसे करने वाले सेल्सपर्सन के नाम दर्ज हो, ऐसी चीज़ बेचने से इनकार हो जिसका कोई स्टॉक दर्ज न हो, और डिस्काउंट की सीमा मालिक तय करे, जिसके ऊपर की हर चीज़ मंज़ूरी का इंतज़ार करे।

5. फ़्रेम और लेंस का स्टॉक

रिटेल में फ़्रेम सबसे मुश्किल स्टॉक हैं: सैकड़ों मॉडल, हर एक कई रंगों और साइज़ में, और अक्सर कमानी (temple) पर एक कोड में लिखी क़ीमत के साथ। सॉफ़्टवेयर को फ़्रेम ब्रांड, मॉडल, रंग और साइज़ के हिसाब से रखने चाहिए, मौजूदा स्टॉक को स्प्रेडशीट से कुछ भी लिखने से पहले प्रीव्यू के साथ इंपोर्ट करना चाहिए, बारकोड लेबल छापने चाहिए, और टूटे या खोए फ़्रेमों के राइट-ऑफ़ मालिक की मंज़ूरी के लिए भेजने चाहिए।

6. GST और हिसाब-किताब

चश्मों, फ़्रेमों और लेंसों पर GST लगता है, इसलिए हर बिक्री के लिए HSN कोड वाला टैक्स इनवॉइस चाहिए, और इनपुट टैक्स क्रेडिट (input tax credit) के लिए सप्लायर से हुई हर खरीद का GSTR-2B से मिलान करना होता है। देखें चश्मे की दुकानों के लिए GSTR-2B का मिलान। महीने के आख़िर में मालिक को भुगतान के तरीके के हिसाब से वसूली, GST का सारांश, और इंसेंटिव के लिए सेल्सपर्सन के हिसाब से ऑर्डर की वैल्यू चाहिए।

7. आंखों के अस्पताल के अंदर चश्मे का काउंटर

जब दुकान किसी आंखों के अस्पताल के अंदर हो, तो पर्चा सीधे परामर्श से आना चाहिए, दुकान को अस्पताल के मरीज़ नाम, फ़ोन या UID से मिल जाने चाहिए, और अस्पताल के रिसेप्शन को दुकान का बिल परामर्श वाले ही भुगतान में वसूलने में सक्षम होना चाहिए। देखें आंखों के अस्पताल का सॉफ़्टवेयर।

चश्मे की दुकान के सॉफ़्टवेयर के डेमो में पूछे जाने वाले सवाल

1. एक पर्चे से ऑर्डर लें और लैब का जॉब टिकट छापें।
2. ऑर्डर देने के बाद मरीज़ का रिफ़्रैक्शन बदलें और दिखाएं कि ऑर्डर अपनी पावर बनाए रखता है।
3. UPI से एडवांस लें, फिर डिलीवरी पर बाकी रकम वसूलें और इनवॉइस दिखाएं।
4. स्टाफ़ की सीमा से ज़्यादा डिस्काउंट दें और दिखाएं कि उसे किसे मंज़ूर करना है।
5. एक स्प्रेडशीट से पचास फ़्रेम इंपोर्ट करें और प्रीव्यू दिखाएं।
6. वे ऑर्डर दिखाएं जो एक हफ़्ते से ज़्यादा समय से लैब में हैं।

92health कहां फ़िट होता है

92health चश्मे की दुकान को पर्चे से तैयार चश्मे तक चलाता है:

• आंखों के क्लिनिक से आए चश्मे के पर्चे एक कतार में, हर आंख की पावर के साथ, जिन्हें ऑर्डर बोर्ड पर लिया जाता है या किसी कारण के साथ रोका जाता है;
• शुरू करना है, ऑर्डर हुआ और लैब में से तैयार तक का ऑर्डर बोर्ड, जिसमें हर बदलाव की पुष्टि होती है और उसे वापस लिया जा सकता है, चरणों की तारीख़ें सुधारी जा सकती हैं, और लैब के लिए जॉब टिकट होता है;
• हर लेंस लाइन पर तय की गई पावर और PD, पूछा गया लेंस का प्रकार, और हर लाइन के लिए चुनी गई लैब, जिसमें 92health पर चलने वाली फ़िटिंग लैब को ऑर्डर उनके अपने बोर्ड पर मिलता है;
• अपनी रसीद पर एडवांस, जिस दिन चुकाया गया उस दिन की तारीख़ के साथ, और डिलीवरी पर पूरे ऑर्डर का एक ही GST इनवॉइस;
• टैब में बिल, बारकोड स्कैनिंग, सेल्सपर्सन के नाम बिक्री, बिना स्टॉक के कोई बिक्री नहीं, और स्टाफ़, मैनेजरों और मालिकों के लिए डिस्काउंट की सीमा वाला काउंटर;
• स्टॉक में फ़्रेम, रेडीमेड चश्मे, लेंस, कॉन्टैक्ट लेंस, सॉल्यूशन और एक्सेसरी, प्रीव्यू के साथ CSV इंपोर्ट, बारकोड लेबल, और मंज़ूरी से होने वाले राइट-ऑफ़;
• वसूली, GST का सारांश, सेल्सपर्सन के हिसाब से ऑर्डर की वैल्यू, और मासिक अलाउंस शीट।

यह ब्राउज़र में चलता है, चाहे ऑप्टिशियन चेन्नई, कोयंबटूर, मदुरै, त्रिची, सेलम, तिरुनेलवेली, विशाखापत्तनम, विजयवाड़ा, गुंटूर, नेल्लोर, तिरुपति या राजमुंदरी में हो। इसे अपनी ही दुकान पर देखने के लिए चश्मे की दुकान का डेमो बुक करें।