ക്ലിനിക്കുകൾക്കും ആശുപത്രികൾക്കുമുള്ള തുടർച്ചയായ ഓഡിറ്റ്: CA ചോദിക്കുംമുമ്പേ തയ്യാറായ കണക്കുപുസ്തകങ്ങൾ

മിക്ക ക്ലിനിക്കുകളും തങ്ങളുടെ കണക്കുപുസ്തകങ്ങൾ വർഷത്തിൽ രണ്ടു തവണയാണ് ശരിക്കും നോക്കുന്നത്: GST-യോ TDS-ഓ അടയ്ക്കേണ്ട സമയമാകുമ്പോൾ എന്തോ ഒന്ന് ഒത്തുവരാതിരിക്കുമ്പോൾ; ഓഡിറ്റ് തുടങ്ങാനായി ഒരു വർഷത്തെ ബില്ലുകൾ, ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ, പർച്ചേസ് ഇൻവോയ്സുകൾ എന്നിവ ചാർട്ടേഡ് അക്കൗണ്ടന്റ് (chartered accountant, CA) ചോദിക്കുമ്പോൾ. രണ്ടു തവണയും ആരെങ്കിലും ഒരു കടലാസ് ഫയലുമായി രാത്രി വൈകുംവരെ ഇരിക്കുന്നു; രണ്ടു തവണയും ചോദ്യങ്ങൾ മാസങ്ങൾക്കു മുമ്പ് നടന്ന കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചാണ്.

തുടർച്ചയായ ഓഡിറ്റ് (continuous audit) ഇതിന്റെ നേർവിപരീതമായ ശീലമാണ്. ഒരു ഓഡിറ്റർ വർഷാവസാനം നടത്തുന്ന പരിശോധനകൾ, ഓരോ ഇടപാടും രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾത്തന്നെ, എല്ലാ ദിവസവും, ഓരോ ഇടപാടിന്മേലും നടക്കുന്നു. ഇല്ലാത്ത ഒരു പർച്ചേസ് ഇൻവോയ്സ്, കാരണമില്ലാതെ റദ്ദാക്കിയ ഒരു ബിൽ, TDS പിടിക്കാതെ ഒരു വിസിറ്റിങ് ഡോക്ടർക്ക് നൽകിയ പണം എന്നിവ സംഭവിക്കുന്ന ദിവസംതന്നെ തെളിഞ്ഞുവരുന്നു; അതു ചെയ്തയാൾക്ക് എന്തിനാണ് ചെയ്തതെന്ന് അപ്പോഴും ഓർമയുണ്ടാകും. വർഷാവസാനമാകുമ്പോഴേക്കും കണക്കുകൾ കാലികമായിക്കഴിഞ്ഞിരിക്കും; ഓഡിറ്റ് എന്നത് ശ്രദ്ധ വേണ്ട ഇനങ്ങളുടെ (exceptions) ഒരു ചെറിയ പട്ടികയുടെ പരിശോധന മാത്രമാകും.

ഈ ലേഖനം ക്ലിനിക്, ആശുപത്രി ഉടമകൾക്കും അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർക്കും അവരുടെ കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നവർക്കും വേണ്ടിയുള്ളതാണ്. പ്രായോഗികമായി തുടർച്ചയായ ഓഡിറ്റ് എന്താണ്, ഇന്ത്യയിലെ ഒരു ക്ലിനിക്കിന് ഏതു പരിശോധനകളാണ് ഏറ്റവും പ്രധാനം, എങ്ങനെ തുടങ്ങാം എന്നിവ ഇതിൽ വിശദീകരിക്കുന്നു.

വർഷാവസാനത്തെ തിരക്കിട്ട ഓട്ടം വീണ്ടും വീണ്ടും ഉണ്ടാകുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്

ഒരു ക്ലിനിക്കിന്റെ പണം അഞ്ച് ഇടങ്ങളിലൂടെയാണ് നീങ്ങുന്നത്. മിക്ക ക്ലിനിക്കുകളിലും ഇവ ഓരോന്നും രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് വെവ്വേറെ ഇടങ്ങളിലാണ്:

1. ഫ്രണ്ട് ഡെസ്കിലെ ബില്ലുകളും രസീതുകളും: കൺസൾട്ടേഷൻ ഫീസ്, പ്രൊസീജറുകൾ, ഇൻ-പേഷ്യന്റ് ബില്ലുകൾ, അഡ്വാൻസുകൾ.
2. ഫാർമസി, ഒപ്റ്റിക്കൽ വിൽപ്പനകൾ, പലപ്പോഴും സ്വന്തം ദിവസാവസാന കണക്കെടുപ്പുള്ള (day-end) പ്രത്യേക സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ.
3. വാങ്ങലുകൾ: മരുന്നുകൾ, കൺസ്യൂമബിളുകൾ, ഇംപ്ലാന്റുകൾ, ലെൻസുകൾ; സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സിന്മേൽ കൈപ്പറ്റുന്നവ.
4. ശമ്പളപ്പട്ടിക (payroll): ശമ്പളം, കൺസൾട്ടന്റുമാരുടെ ഫീസ്, PF, ESI, പ്രൊഫഷണൽ ടാക്സ്.
5. ചെലവുകളും ബാങ്കും: വാടക, യൂട്ടിലിറ്റി ചെലവുകൾ, പെറ്റി ക്യാഷ്, UPI, കാർഡ് സെറ്റിൽമെന്റുകൾ.

ഇവ ഓരോന്നും സ്വന്തം രജിസ്റ്ററിലോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലോ ആകുമ്പോൾ, കണക്കുപുസ്തകങ്ങൾ പിന്നീട് ഇവയിൽനിന്ന് കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു; സാധാരണയായി അക്കൗണ്ടന്റ്, സാധാരണയായി ഒരു അവസാന തീയതിയുടെ സമ്മർദ്ദത്തിൽ. ഈ അഞ്ചിനും ഇടയിലുള്ള ഓരോ പൊരുത്തക്കേടും കണ്ടെത്തുന്നത് അപ്പോഴാണ്: ബില്ലില്ലാത്ത ഒരു ബാങ്ക് ക്രെഡിറ്റ്, സാധനങ്ങൾ എത്താത്ത ഒരു സപ്ലയർ ഇൻവോയ്സ്, എൻട്രിയില്ലാതെ പണമായി നൽകിയ ഒരു ശമ്പളം. മാസങ്ങൾ കഴിഞ്ഞ് ഇവ കണ്ടെത്തുന്നതാണ് ആ തിരക്കിട്ട ഓട്ടം ഉണ്ടാക്കുന്നത്.

ഒരു ക്ലിനിക്കിന് തുടർച്ചയായ ഓഡിറ്റ് എന്നാൽ എന്ത്

മൂന്നു കാര്യങ്ങൾ, ഒരുമിച്ച്:

• ജോലിക്കു ശേഷമല്ല, ജോലിതന്നെയാണ് കണക്കുകൾ എഴുതുന്നത്. ഫ്രണ്ട് ഡെസ്കിൽ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഒരു ബിൽ, ഫാർമസിയിലെ ഒരു വിൽപ്പന, സാധനം കൈപ്പറ്റിയതിന്റെ ഒരു കുറിപ്പ് (goods received note), ഒരു ശമ്പളവിതരണം, ഒരു ചെലവ്, ഇവ ഓരോന്നും സേവ് ചെയ്യുന്ന നിമിഷംതന്നെ സ്വന്തം ഡബിൾ-എൻട്രി (double-entry) രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. മാസാവസാനം ഒരു ദിവസത്തെ കളക്ഷൻ ആരും Tally-യിൽ വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നില്ല.
• ഓരോ എൻട്രിയിലും, എല്ലാ ദിവസവും, പരിശോധനകൾ നടക്കുന്നു. പർച്ചേസ് ഇൻവോയ്സ് ചേർത്തിട്ടുണ്ടോ? റദ്ദാക്കലിന് അനുമതി കിട്ടിയോ? ഇന്ന് ഡ്രോയറിലുള്ള പണം അന്നത്തെ ക്യാഷ് ബില്ലുകളുമായി ഒത്തുവരുന്നുണ്ടോ? കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ ഒരു തീയതിക്കുള്ള ഈ എൻട്രി ഇന്നാണോ ഉണ്ടാക്കിയത്? ഓരോ പരിശോധനയും ശ്രദ്ധ വേണ്ട ഇനങ്ങളുടെ ഒരു പട്ടിക നൽകുന്നു; ആരും വായിക്കാത്ത ഒരു റിപ്പോർട്ടല്ല.
• ഒന്നും നിശ്ശബ്ദമായി മാറ്റിയെഴുതുന്നില്ല. ഒരു തിരുത്ത് എന്നത് ഒരു പുതിയ എൻട്രിയോ അനുമതി ലഭിച്ച ഒരു മാറ്റമോ ആണ്; പഴയതിനു മുകളിൽ മാറ്റിയെഴുതൽ ഒരിക്കലുമല്ല. ആര്, എന്ത്, എപ്പോൾ മാറ്റി എന്ന് തിരുത്തൽ രേഖ (edit log) രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; അത് ഓഫ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല.

അപ്പോൾ ഓഡിറ്ററുടെ ജോലി, രേഖകൾ ശേഖരിക്കുന്നതിൽനിന്നും സാമ്പിളുകൾ എടുത്തു പരിശോധിക്കുന്നതിൽനിന്നും ശ്രദ്ധ വേണ്ട ഇനങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നതിലേക്ക് മാറുന്നു. ഇത് നിങ്ങൾക്ക് ചെലവു കുറഞ്ഞതും അവർക്ക് കൂടുതൽ മികച്ചതുമാണ്.

ഇതിനെ വെറും നല്ല ശീലത്തിനപ്പുറമാക്കുന്ന നാലു നിയമങ്ങൾ

• ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് നിങ്ങളുടെ സപ്ലയറുടെ ഫയലിങ്ങിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. GST നിയമപ്രകാരം, സപ്ലയർ ആ ഇൻവോയ്സ് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും അത് നിങ്ങളുടെ GSTR-2B-യിൽ കാണുകയും ചെയ്താൽ മാത്രമേ ഒരു വാങ്ങലിന്മേൽ ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാനാകൂ. എല്ലാ മാസവും വാങ്ങലുകൾ GSTR-2B-യുമായി ഒത്തുനോക്കുന്ന ഒരു ഫാർമസിയോ ഒപ്റ്റിക്കൽ ഷോപ്പോ, സപ്ലയർക്ക് ഇനിയും തിരുത്താൻ കഴിയുന്ന സമയത്തുതന്നെ ഇല്ലാത്ത ഇൻവോയ്സുകൾ കണ്ടെത്തുന്നു. വർഷാവസാനമാണ് കണ്ടെത്തുന്നതെങ്കിൽ, ആ ക്രെഡിറ്റ് പലപ്പോഴും നഷ്ടമാകും. ഞങ്ങളുടെ GSTR-2B ഒത്തുനോക്കൽ ഗൈഡ് ഇത് വിശദമായി പ്രതിപാദിക്കുന്നു.
• കമ്പനികൾ ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ (audit trail) സൂക്ഷിക്കണം. 2023 ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ, Companies (Accounts) Rules-ലെ Rule 3(1) പ്രകാരം, കണക്കുകൾ ഇലക്ട്രോണിക്കായി സൂക്ഷിക്കുന്ന ഓരോ കമ്പനിയും, ഓരോ മാറ്റവും തീയതി സഹിതം ഒരു തിരുത്തൽ രേഖയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതും പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കാൻ കഴിയാത്തതുമായ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിക്കണം. അത് സൂക്ഷിച്ചോ എന്ന് കമ്പനിയുടെ ഓഡിറ്റർ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യണം. പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡ് കമ്പനിയായി നടത്തുന്ന ഒരു ക്ലിനിക്കോ ആശുപത്രിയോ ഇതിന്റെ പരിധിയിൽ വരും.
• TDS അടയ്ക്കേണ്ടത് വർഷാവസാനമല്ല, എല്ലാ മാസവുമാണ്. വിസിറ്റിങ് കൺസൾട്ടന്റുമാർക്കുള്ള ഫീസ്, കോൺട്രാക്ടർമാർക്കുള്ള പണം, പരിധി കവിയുന്ന വാടക എന്നിവയ്ക്ക് TDS ബാധകമാണ്; അത് അടുത്ത മാസം 7-ാം തീയതിക്കകം (മാർച്ചിലേതിന് ഏപ്രിൽ 30-നകം) അടയ്ക്കണം, ഓരോ പാദത്തിലും ഒരു സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും നൽകണം. 2026 ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ നിലവിലുള്ള Income-tax Act, 2025 പ്രകാരം, ഈ കിഴിവുകൾ സെക്ഷൻ 393-ലെ ഒരൊറ്റ പട്ടികയിലാണ്, ത്രൈമാസ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾക്ക് പുതിയ ഫോം നമ്പറുകളുമുണ്ട്; എന്നാൽ ക്രമം പഴയതുതന്നെ. ഓഡിറ്റ് വരെ ശ്രദ്ധിക്കാതെ വിട്ടുപോയ ഒരു കിഴിവിന്, വൈകിയ ഓരോ മാസത്തിനും പലിശ നൽകേണ്ടിവരും.
• വൈകിയ റിട്ടേണുകൾ തിരുത്താൻ കൂടുതൽ പ്രയാസമാകുന്നു. വൈകിയ GSTR-3B-ക്ക് ഓരോ ദിവസത്തിനും ലേറ്റ് ഫീയും നികുതിക്ക് വർഷം 18% പലിശയും നൽകണം. 2025 ജൂലൈ നികുതി കാലയളവ് മുതൽ, അവസാന തീയതി കഴിഞ്ഞ് മൂന്നു വർഷത്തിലേറെയായി ഫയൽ ചെയ്യുന്ന റിട്ടേൺ GST പോർട്ടൽ സ്വീകരിക്കില്ല; GSTR-3B-യിൽ സ്വയം നിറയുന്ന നികുതിബാധ്യത (liability) ഇനി അവിടെ തിരുത്താനും കഴിയില്ല. ഒരിക്കലും ക്ലോസ് ചെയ്യാത്ത ഒരു മാസം ചെലവുണ്ടാക്കിക്കൊണ്ടേയിരിക്കും.

2026-27-ലെ കംപ്ലയൻസ് കലണ്ടർ ആവർത്തിച്ചു വരുന്ന എല്ലാ അവസാന തീയതികളും ഒരിടത്ത് പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു.

ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പരിശോധനകൾ

എല്ലാ പരിശോധനകളും എല്ലാ ദിവസവും നടക്കേണ്ടതില്ല. ഒരു ക്ലിനിക്കിനോ ചെറിയ ആശുപത്രിക്കോ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ക്രമം ഇതാണ്.

എല്ലാ ദിവസവും, ഓരോ കൗണ്ടറിലും

• ഡ്രോയറിലെ പണം എണ്ണി, സിസ്റ്റം പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ക്യാഷ് ബില്ലുകളും റീഫണ്ടുകളുമായി ഒത്തുനോക്കി, കൗണ്ടർ ക്ലോസ് ചെയ്യുന്നയാൾ ഒപ്പിട്ട് ഉറപ്പാക്കുന്നത്.
• ഓരോ റദ്ദാക്കലിനും റീഫണ്ടിനും ക്ലിനിക്കിന്റെ പരിധിക്കു മുകളിലുള്ള ഡിസ്കൗണ്ടിനും പണമടച്ച ബില്ലിലെ തിരുത്തലിനും, ആവശ്യപ്പെട്ടയാളല്ലാത്ത മറ്റൊരാൾ കാരണം സഹിതം അനുമതി നൽകുന്നത്.
• മുൻ തീയതിക്കായി ഇന്ന് ഉണ്ടാക്കിയ ഓരോ എൻട്രിയും പരിശോധനയ്ക്കായി പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നത്. വൈകിയുള്ള എൻട്രി പലപ്പോഴും ന്യായമാണ് (വൈദ്യുതി മുടക്കം, കടലാസിൽ ജോലി നടന്ന ഒരു ദിവസം), പക്ഷേ അത് ഒരിക്കലും കാണാമറയത്ത് ആകരുത്.

എല്ലാ ആഴ്ചയും

• ബില്ലില്ലാത്ത സന്ദർശനങ്ങളും, സന്ദർശനമില്ലാത്ത ബില്ലുകളും.
• സപ്ലയർ ഇൻവോയ്സ് ചേർക്കാതെ കൈപ്പറ്റിയ സാധനങ്ങൾ.
• അടുത്ത രണ്ടാഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ പണമടയ്ക്കേണ്ട സപ്ലയർ ബില്ലുകൾ.

എല്ലാ മാസവും, ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ്

• ബാങ്ക്, പേയ്മെന്റ് ഗേറ്റ്‌വേ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ കണക്കുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നത്; ഫീസ് കിഴിച്ച് എത്തുന്ന UPI, കാർഡ് സെറ്റിൽമെന്റുകൾ ഉൾപ്പെടെ.
• വാങ്ങലുകൾ GSTR-2B-യുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നത്; ഇല്ലാത്തതോ പൊരുത്തപ്പെടാത്തതോ ആയ ഓരോ ഇൻവോയ്സിനെക്കുറിച്ചും സപ്ലയറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പിന്തുടരുന്നത്.
• നിയമപ്രകാരം അടയ്ക്കേണ്ട തുകകൾ (statutory dues) കണക്കിൽ ചേർത്ത് അടയ്ക്കുന്നത്: TDS, PF, ESI, GST, ഓരോന്നും അതിന്റെ ചലാനുമായി ഒത്തുനോക്കി.
• ഫയൽ ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ ആ മാസം ലോക്ക് ചെയ്യുന്നത്; അതുവഴി റിട്ടേണിനു പിന്നിൽ ഒന്നും മാറില്ല.

ഓരോ പാദത്തിലും ഓരോ വർഷവും

• TDS സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ഫയൽ ചെയ്ത് അടച്ച തുകകളുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നത്; അഡ്വാൻസ് ടാക്സ് (മുൻകൂർ നികുതി) അടയ്ക്കുന്നത്.
• കണക്കുകൾ ഓഡിറ്റർക്ക് പോകുന്നതിനു മുമ്പ്, സ്ഥിര ആസ്തികളും തേയ്മാനവും (depreciation), ക്ലോസിങ് സ്റ്റോക്ക്, ഒരു വർഷാവസാന ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്.

നിങ്ങളുടെ ചാർട്ടേഡ് അക്കൗണ്ടന്റിന് എന്തു മാറുന്നു

തുടർച്ചയായി കാലികമാകുന്ന കണക്കുകളിൽനിന്ന് ജോലി ചെയ്യുന്ന ഒരു CA ഫയലുകൾ ചോദിക്കുന്നത് നിർത്തും. നിങ്ങളുടെ സമ്മതത്തോടെ, നിങ്ങൾ അനുവദിക്കുന്ന കാലയളവിലേക്കും പരിധിയിലേക്കും, അവർക്ക് ലെഡ്ജർ (ledger), ഒത്തുനോക്കലുകൾ, ശ്രദ്ധ വേണ്ട ഇനങ്ങളുടെ പട്ടികകൾ എന്നിവ നേരിട്ട് വായിക്കാം. വിവേചനബുദ്ധി ആവശ്യമുള്ള കാര്യങ്ങളിലാണ് അവർ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നത്: തരംതിരിക്കൽ, പ്രൊവിഷനുകൾ (provisions), തേയ്മാനം, നികുതി നിലപാടുകൾ. അവർക്ക് അനുമതി നൽകുമ്പോൾ രണ്ടു കാര്യങ്ങൾ പ്രധാനമാണ്:

• വായിക്കാൻ മാത്രം, നിശ്ചിത കാലത്തേക്കു മാത്രം, പിൻവലിക്കാവുന്നത്. നിങ്ങളുടെ CA കാണേണ്ടത് കണക്കുകളാണ്, രോഗികളുടെ രേഖകളല്ല; എൻഗേജ്മെന്റ് (engagement) അവസാനിക്കുമ്പോൾ അനുമതിയും അവസാനിക്കണം.
• ഇരുവശത്തിനും വായിക്കാവുന്ന ഒരു ലോഗ്. ആ സ്ഥാപനം കണക്കുകൾ തുറക്കുന്ന ഓരോ തവണയും അത് രേഖപ്പെടുത്തണം, നിങ്ങൾക്ക് അത് കാണാൻ കഴിയുകയും വേണം.

ക്ലിനിക്കുകളിൽ സാധാരണ പണം ചോരുന്ന ഇടങ്ങൾ

ഞങ്ങൾ ഒപ്പം പ്രവർത്തിക്കുന്ന ക്ലിനിക്കുകളിലും ഫാർമസികളിലും ഒപ്റ്റിക്കൽ ഷോപ്പുകളിലും ഒരേ വിടവുകൾ വീണ്ടും വീണ്ടും കാണാറുണ്ട്:

• കാരണമില്ലാതെ കൗണ്ടറിൽ റദ്ദാക്കുന്ന ബില്ലുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ പണമടച്ച ശേഷം തിരുത്തുന്നവ; അതുകൊണ്ട് അന്നത്തെ പണം ഒരിക്കലും ഒത്തുവരുന്നില്ല.
• ഫയലിൽ ഇൻവോയ്സില്ലാത്ത ഫാർമസി വാങ്ങലുകൾ; അതുകൊണ്ട് GST ക്രെഡിറ്റ് തെളിവില്ലാതെ ക്ലെയിം ചെയ്യുന്നു, അല്ലെങ്കിൽ ക്ലെയിം ചെയ്യുന്നതേയില്ല.
• TDS ഇല്ലാത്ത കൺസൾട്ടന്റ് പേഔട്ടുകൾ; കാരണം ആ പണം കണക്കുകളിലൂടെയല്ല, ഡ്രോയറിൽനിന്നാണ് നൽകിയത്.
• ഒറ്റ തുകയായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഗേറ്റ്‌വേ സെറ്റിൽമെന്റുകൾ; അതുകൊണ്ട് ബാങ്ക് അന്നത്തെ ബില്ലുകളുമായി ഒരിക്കലും ഒത്തുവരുന്നില്ല.
• ഒരു അടയാളവുമില്ലാതെ പിന്നീട് രേഖപ്പെടുത്തുന്ന കടലാസ് ദിവസങ്ങൾ; അതുകൊണ്ട് ഏത് എൻട്രികളാണ് പിന്നീട് ഉണ്ടാക്കിയതെന്ന് ആർക്കും പറയാനാകുന്നില്ല.

ഇവ ഓരോന്നും അന്നുതന്നെ പിടികൂടാൻ ചെലവു കുറവാണ്; മാർച്ചിൽ അഴിച്ചെടുത്ത് ശരിയാക്കാൻ ചെലവേറും.

90 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ എങ്ങനെ തുടങ്ങാം

1. ഒന്നാം മാസം: ഒരൊറ്റ കണക്കുപുസ്തകം. ബില്ലുകൾ, ഫാർമസി വിൽപ്പനകൾ, വാങ്ങലുകൾ, ചെലവുകൾ എന്നിവ, രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾത്തന്നെ കണക്കിൽ ചേർക്കുന്ന ഒരൊറ്റ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് കൊണ്ടുവരൂ. ഓരോ കൗണ്ടറും എല്ലാ ദിവസവും ക്ലോസ് ചെയ്യൂ.
2. രണ്ടാം മാസം: മാസാന്ത ക്ലോസിങ്. ബാങ്കും ഗേറ്റ്‌വേയും ഒത്തുനോക്കൂ, വാങ്ങലുകൾ GSTR-2B-യുമായി ഒത്തുനോക്കൂ, നിയമപ്രകാരം അടയ്ക്കേണ്ട തുകകൾ കണക്കുകൾ അനുസരിച്ച് അടയ്ക്കൂ, ഫയൽ ചെയ്ത ശേഷം ആ മാസം ലോക്ക് ചെയ്യൂ.
3. മൂന്നാം മാസം: നിങ്ങളുടെ CA-ക്ക് ഒരു ഇരിപ്പിടം നൽകൂ. കണക്കുകൾ വായിക്കാൻ മാത്രമുള്ള അനുമതി നൽകൂ; ഓരോ മാസവും അവർ ഏതു ശ്രദ്ധ വേണ്ട ഇനങ്ങൾ പരിശോധിക്കുമെന്ന് ധാരണയിലെത്തൂ.

ഇതിൽ 92health എവിടെ വരുന്നു

92health ഒരു ക്ലിനിക്, ആശുപത്രി, ഫാർമസി അല്ലെങ്കിൽ ഒപ്റ്റിക്കൽ ഷോപ്പിന്റെ ക്ലിനിക്കൽ വശവും പണത്തിന്റെ വശവും ഒരൊറ്റ സിസ്റ്റത്തിൽ നടത്തുന്നു; അതുകൊണ്ട് അന്നന്നത്തെ ജോലിതന്നെയാണ് കണക്കുകൾ എഴുതുന്നത്:

• OP, ഇൻ-പേഷ്യന്റ് ബില്ലുകൾ, രസീതുകൾ, ഫാർമസി, ഒപ്റ്റിക്കൽ വിൽപ്പനകൾ, കൈപ്പറ്റിയ സാധനങ്ങൾ, ചെലവുകൾ, ശമ്പളപ്പട്ടിക എന്നിവ ഓരോന്നും സ്വന്തം ഡബിൾ-എൻട്രി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു, GST അതിന്റെ ഘടകങ്ങളായി വേർതിരിച്ച്;
• ഓരോ ക്യാഷ് കൗണ്ടറും, പ്രതീക്ഷിച്ചതുമായി ഒത്തുനോക്കി എണ്ണിയ പണത്തോടെ ദിവസം ക്ലോസ് ചെയ്യുന്നു; ക്ലോസ് ചെയ്ത ഒരു ദിവസത്തിൽ പിന്നീട് എന്തെങ്കിലും മാറിയാൽ അത് കാണാനാകും;
• റദ്ദാക്കലുകൾ, തിരുത്തലുകൾ, ഡിസ്കൗണ്ടുകൾ, സ്റ്റോക്ക് റൈറ്റ്-ഓഫുകൾ (stock write-offs) എന്നിവ അനുമതിയിലൂടെ കടന്നുപോകുന്നു; സ്വയമേവ അനുമതി ലഭിച്ചവ ഉൾപ്പെടെ ഓരോ തീരുമാനവും ഒരൊറ്റ ലോഗിലുണ്ട്;
• പിന്നീട് ഉണ്ടാക്കുന്ന എൻട്രികൾ, ആര്, എപ്പോൾ ഉണ്ടാക്കി എന്നതു സഹിതം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു;
• ബാങ്ക്, പേയ്മെന്റ് ഗേറ്റ്‌വേ ഒത്തുനോക്കൽ, GSTR-2B ഒത്തുനോക്കൽ, ചലാനുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുന്ന നിയമപരമായ തുകകൾ, കാലയളവ് ലോക്കുകൾ (period locks), തേയ്മാനം, ഒരു വർഷാവസാന ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്;
• ആപ്ലിക്കേഷന് ഓഫ് ചെയ്യാൻ കഴിയാത്ത, ലെഡ്ജറിന്മേലുള്ള ഒരു തിരുത്തൽ രേഖ;
• നിങ്ങളുടെ CA സ്ഥാപനത്തിന് വായിക്കാൻ മാത്രമുള്ള അനുമതി, അതിന്റെ പരിധിയും കാലയളവും നിങ്ങൾതന്നെ നിശ്ചയിക്കുന്നു, ഓരോ ആക്സസും ഇരുവശത്തും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു; Tally, GSTR-1, GSTR-3B എന്നിവയ്ക്കുള്ള എക്സ്പോർട്ടുകളും.

നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം മാസം ഇങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് കാണാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്യൂ.

ഉറവിടങ്ങൾ

• Companies (Accounts) Rules, 2014, Rule 3(1) proviso (2023 ഏപ്രിൽ 1 മുതലുള്ള സാമ്പത്തിക വർഷങ്ങൾക്കുള്ള ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ), Companies Act, 2013, സെക്ഷൻ 128(5), കോർപ്പറേറ്റ് കാര്യ മന്ത്രാലയം (Ministry of Corporate Affairs).
• Companies (Audit and Auditors) Rules, 2014, Rule 11(g), കോർപ്പറേറ്റ് കാര്യ മന്ത്രാലയം; ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ ആവശ്യകതകളെക്കുറിച്ചുള്ള ICAI മാർഗനിർദേശം.
• Income-tax Act, 2025, സെക്ഷനുകൾ 63 (ടാക്സ് ഓഡിറ്റ്), 393 (സ്രോതസ്സിൽ പിടിക്കുന്ന നികുതി), CBDT-യുടെ പരിവർത്തനകാല FAQ-കൾ, ആദായനികുതി വകുപ്പ് (Income Tax Department).
• Central Goods and Services Tax Act, 2017, സെക്ഷനുകൾ 16(2)(aa), 39, 50; റിട്ടേണുകൾ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള മൂന്നു വർഷ പരിധി സംബന്ധിച്ച GSTN അഡ്വൈസറി (advisory).