പർച്ചേസ് ഓർഡറും GRN-ഉം: തിരിച്ചുവിളിച്ച ബാച്ച് ഒരു ക്ലിനിക് മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ എങ്ങനെ കണ്ടെത്തുന്നു

ഈ സന്ദേശം മിക്കപ്പോഴും WhatsApp-ലാണ് എത്തുന്നത്. ഒരു ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടറോ, ഡ്രഗ്സ് ഇൻസ്പെക്ടറുടെ (drug inspector) സർക്കുലറോ, CDSCO-യുടെ പ്രതിമാസ ഡ്രഗ് അലർട്ടോ ഒരു മരുന്നിന്റെ ഒരു ബാച്ച് (batch) നിലവാരമില്ലാത്തതാണെന്ന് (not of standard quality) പറയുന്നു; അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നിർമ്മാതാവ് കണ്ണിനുള്ളിൽ വയ്ക്കുന്ന ഇൻട്രാഒക്യുലർ ലെൻസുകളുടെ (intraocular lens) ഒരു ലോട്ട് തിരിച്ചുവിളിക്കുന്നു (recall). ഉടനെ നാലു ചോദ്യങ്ങൾ ഉയരുന്നു: അതിൽ എന്തെങ്കിലും നമ്മുടെ കൈവശമുണ്ടോ, അത് എവിടെയാണ്, ഇതിനകം ആർക്കൊക്കെ അത് ലഭിച്ചു, ക്രെഡിറ്റിനായി അത് തിരിച്ചയയ്ക്കാൻ കഴിയുമോ?

ഇത് നിസ്സാരകാര്യമല്ല. ഒക്ടോബർ 2025-ൽ, തമിഴ്‌നാട്ടിൽ നിർമ്മിച്ച ഒരു ചുമ സിറപ്പിന്റെ ഒരു ബാച്ചിൽ ഡൈഎത്തിലീൻ ഗ്ലൈക്കോൾ (diethylene glycol) കലർന്നതായി കണ്ടെത്തി; മധ്യപ്രദേശിലെ കുട്ടികളുടെ മരണങ്ങളുമായി അതിനെ ബന്ധപ്പെടുത്തി. അതും വായിലൂടെ കഴിക്കുന്ന മറ്റു രണ്ട് ദ്രാവക മരുന്നുകളും ഉൾപ്പെടുത്തി ലോകാരോഗ്യ സംഘടന (World Health Organization) ഒരു മെഡിക്കൽ പ്രോഡക്ട് അലർട്ട് പുറപ്പെടുവിച്ചു; സംസ്ഥാനങ്ങൾ അവ തിരിച്ചുവിളിക്കാൻ ഉത്തരവിട്ടു. അവ സ്റ്റോക്ക് ചെയ്തിരുന്ന ഓരോ ഫാർമസിക്കും, അവയിൽ എന്തെങ്കിലും ഇപ്പോഴും തങ്ങളുടെ കൈവശമുണ്ടോ എന്ന് ഉടനടി അറിയേണ്ടിയിരുന്നു.

നല്ല പർച്ചേസ് രേഖകളുള്ള ക്ലിനിക് ഈ നാലു ചോദ്യങ്ങൾക്കും മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ ഉത്തരം നൽകും. അവ ഇല്ലാത്ത ക്ലിനിക് ഷെൽഫുകൾ തോറും നടക്കുന്നു, പെട്ടികൾ തുറക്കുന്നു, പഴയ ബില്ലുകൾ കൈകൊണ്ട് തിരയുന്നു; എന്നിട്ടും കഴിഞ്ഞ ആഴ്ച വിറ്റ ഒരു സ്ട്രിപ്പ് വിട്ടുപോയേക്കാം. വ്യത്യാസം നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയറിലല്ല. സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് മുതൽ രോഗിയുടെ ബിൽ വരെ ബാച്ച് നമ്പർ നിലനിർത്തുന്ന ഒരു ശൃംഖലയിലൂടെയാണോ ഓരോ വാങ്ങലും കടന്നുപോകുന്നത് എന്നതിലാണ് അത്.

ക്ലിനിക്കുകൾ, ഫാർമസികൾ, കണ്ണാശുപത്രികൾ, ചെറിയ ആശുപത്രികൾ എന്നിവയുടെ ഉടമകൾക്കും സ്റ്റോർ നടത്തുന്നവർക്കും വേണ്ടിയുള്ളതാണ് ഈ ലേഖനം. ആ ശൃംഖല എന്താണ്, ഓരോ കണ്ണിയിലും എന്തൊക്കെ രേഖപ്പെടുത്തണം, തിരിച്ചുവിളിക്കൽ വരുമ്പോൾ അത് എങ്ങനെ നടത്തണം, ഇന്ത്യയിൽ ബാധകമായ നിയമങ്ങൾ എന്തൊക്കെ എന്നിവ ഇതിൽ വിശദീകരിക്കുന്നു.

ശൃംഖല: പർച്ചേസ് ഓർഡർ മുതൽ രോഗി വരെ

സ്റ്റോക്കിലെ ഓരോ യൂണിറ്റും അഞ്ചു കണ്ണികളിലൂടെ പിന്തുടർന്ന് കണ്ടെത്താൻ കഴിയണം:

1. പർച്ചേസ് ഓർഡർ (purchase order). നിങ്ങൾ സപ്ലയറോട് ആവശ്യപ്പെട്ടത്, നിങ്ങൾ സമ്മതിച്ച അളവും വിലയും; ചെലവാക്കാൻ അധികാരമുള്ള ഒരാൾ അംഗീകരിച്ചത്.
2. സാധനങ്ങൾ ലഭിച്ചതിന്റെ കുറിപ്പ് (goods received note, GRN). സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സിനെതിരെ യഥാർത്ഥത്തിൽ എത്തിയത്: ഓരോ ഇനവും, അതിന്റെ ബാച്ച് അല്ലെങ്കിൽ ലോട്ട് നമ്പർ, നിർമ്മാണ തീയതി, കാലാവധി (expiry) തീയതി, അളവ്, സൗജന്യ അളവ് (free quantity), നിരക്ക് (rate), MRP, നികുതി എന്നിവ സഹിതം.
3. ബാച്ച് തിരിച്ചുള്ള സ്റ്റോക്ക്. ഓരോ മരുന്നിനും ഒരൊറ്റ സംഖ്യയായല്ല, ബാച്ചുകളായി സൂക്ഷിക്കുന്ന ഷെൽഫ്; അപ്പോൾ എത്ര സ്ട്രിപ്പുകളുണ്ട് എന്നു മാത്രമല്ല, B2407 എന്ന ബാച്ചിൽ എത്ര യൂണിറ്റ് ബാക്കിയുണ്ടെന്നും നിങ്ങൾക്കറിയാം.
4. നൽകൽ (issue). ഓരോ വിൽപ്പനയും ഡിസ്പെൻസും വാർഡിലേക്കുള്ള നൽകലും തിയേറ്ററിലെ ഉപയോഗവും അത് ഏതു ബാച്ചിൽ നിന്നാണെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇംപ്ലാന്റ് (implant) ആണെങ്കിൽ, ലോട്ട് നമ്പറും സീരിയൽ നമ്പറും രോഗിയുടെ രേഖയിൽ ചേർക്കുന്നു.
5. തിരിച്ചയയ്ക്കലും എഴുതിത്തള്ളലും (returns and write-offs). സപ്ലയർക്ക് തിരിച്ചയച്ച സ്റ്റോക്ക്, അല്ലെങ്കിൽ കാലാവധി കഴിഞ്ഞതിനാലോ കേടുപാടു മൂലമോ എഴുതിത്തള്ളിയ സ്റ്റോക്ക്; ഓരോന്നിനും ഒരു കാരണവും ആരാണ് അംഗീകരിച്ചതെന്നതിന്റെ രേഖയും.

ഏതെങ്കിലും ഒരു കണ്ണി പൊട്ടിയാൽ തിരിച്ചുവിളിക്കൽ ഊഹക്കളിയാകും. ഏറ്റവും സാധാരണമായ പൊട്ടലുകൾ ഇവയാണ്: സാധനം എത്തി ദിവസങ്ങൾക്കു ശേഷം ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന GRN, തെറ്റായി രേഖപ്പെടുത്തിയ ബാച്ച് നമ്പർ, ബാച്ച് ഇല്ലാതെ ബിൽ ചെയ്ത വിൽപ്പന.

GRN മാത്രമല്ല, പർച്ചേസ് ഓർഡറും പ്രധാനമാകുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്

പല ഫാർമസികളും പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഒഴിവാക്കി, എത്തുന്നത് മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത് അവർക്ക് മൂന്നു തരത്തിൽ നഷ്ടമുണ്ടാക്കുന്നു:

• മൂന്നുവഴി ഒത്തുനോക്കൽ (three-way match) ഇല്ല. പണം നൽകുന്നതിനു മുമ്പ് പർച്ചേസ് ഓർഡർ, GRN, സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് എന്നിവ ഒത്തുനോക്കിയാൽ കുറഞ്ഞ സപ്ലൈ, തെറ്റായ ഇനങ്ങൾ, തെറ്റായ നിരക്കുകൾ, ഒരിക്കലും എത്താത്ത സാധനങ്ങൾക്കുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ എന്നിവ പിടികിട്ടും. ഓർഡർ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഇൻവോയ്സുമായി ഒത്തുനോക്കാൻ ഓർമ്മയല്ലാതെ മറ്റൊന്നുമില്ല.
• വാങ്ങലിൽ നിയന്ത്രണമില്ല. അംഗീകരിച്ച ഒരു ഓർഡർ എന്നാൽ, വിലകൂടിയ ഒരു ഇഞ്ചക്ഷന്റെ അമ്പത് വയലുകൾ ക്ലിനിക്കിന് വേണമെന്ന് ആരോ തീരുമാനിച്ചു എന്നാണ്. ഓർഡർ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഒരു റെപ്രസന്റേറ്റീവ് നിർദേശിച്ചതുകൊണ്ടു മാത്രം സ്റ്റോക്ക് എത്തുന്നു.
• ഇനിയും വരാനുള്ളതിന്റെ രേഖയില്ല. സപ്ലയർ പല തവണകളായി ഡെലിവറി ചെയ്യുമ്പോൾ, ഇനി എന്താണ് വരാനുള്ളതെന്ന് ഓർഡർ കാണിക്കുന്നു. ഇതിനകം ഷെൽഫിലെത്തിയ ബാച്ചിനേക്കാൾ, ഇനിയും എത്തിയിട്ടില്ലാത്ത ഒരു ബാച്ചിന്റെ തിരിച്ചുവിളിക്കൽ തടയാൻ എളുപ്പമാണ്.

ഓരോ GRN-ലും എന്തൊക്കെ രേഖപ്പെടുത്തണം

സാധനങ്ങൾ എത്തുന്ന ദിവസംതന്നെ, പെട്ടി നിങ്ങളുടെ മുന്നിൽ തുറന്നുവച്ചിരിക്കുമ്പോൾ, ഇവ രേഖപ്പെടുത്തുക:

• സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ്: നമ്പർ, തീയതി, സപ്ലയറുടെ GSTIN; ഇൻവോയ്സിന്റെ ഫോട്ടോയോ PDF-ഓ GRN-നോടൊപ്പം ചേർത്ത്.
• ഓരോ വരിക്കും ബാച്ച് അല്ലെങ്കിൽ ലോട്ട് നമ്പർ, നിർമ്മാണ തീയതി, കാലാവധി തീയതി, പായ്ക്കിൽ അച്ചടിച്ചിരിക്കുന്നതുപോലെ.
• ലഭിച്ച അളവും സൗജന്യ അളവും വെവ്വേറെ സംഖ്യകളായി; അപ്പോഴാണ് “10-ന് 1 സൗജന്യം” പോലുള്ള സ്കീം ഒരു യൂണിറ്റിന്റെ ചെലവ് തെറ്റിക്കാതിരിക്കുക.
• ഇൻവോയ്സിലുള്ളതുപോലെ നിരക്ക്, MRP, GST.
• ഓരോ യൂണിറ്റായി വിൽക്കുന്നതോ ഘടിപ്പിക്കുന്നതോ ആയ എന്തിനും സീരിയൽ നമ്പറുകൾ: ഇൻട്രാഒക്യുലർ ലെൻസുകൾ, സ്റ്റെന്റുകൾ, ഓർത്തോപീഡിക് ഇംപ്ലാന്റുകൾ, ശ്രവണസഹായികൾ.

പായ്ക്കിൽ ബാർകോഡോ QR കോഡോ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അത് സ്കാൻ ചെയ്യുക. 1 ഓഗസ്റ്റ് 2023 മുതൽ, Drugs Rules-ലെ Schedule H2-ൽ പട്ടികപ്പെടുത്തിയ 300 ബ്രാൻഡുകളിൽ, പ്രോഡക്ട് കോഡ്, ബാച്ച് നമ്പർ, നിർമ്മാണ തീയതി, കാലാവധി തീയതി എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന അത്തരമൊരു കോഡ് നിർബന്ധമാണ്. 1 ജൂലൈ 2027 മുതൽ ഈ നിബന്ധന എല്ലാ വാക്സിനുകൾക്കും NDPS മരുന്നുകൾക്കും കാൻസർ ചികിത്സയ്ക്കുള്ള മരുന്നുകൾക്കും, 1 ജൂലൈ 2028 മുതൽ എല്ലാ ആന്റിമൈക്രോബിയൽ മരുന്നുകൾക്കും ബാധകമാകുന്നു. സ്കാൻ ചെയ്ത ബാച്ച് നമ്പർ ഒരിക്കലും തെറ്റായി ടൈപ്പ് ചെയ്യപ്പെടില്ല.

Drugs Rules ഇതിലും കുറച്ചേ ആവശ്യപ്പെടുന്നുള്ളൂ. റീട്ടെയിലറുടെ പർച്ചേസ് രേഖയിൽ തീയതി, സപ്ലയർ, അവരുടെ വിലാസം, ലൈസൻസ് നമ്പർ, മരുന്ന്, അളവ്, ബാച്ച് നമ്പർ, നിർമ്മാതാവ് എന്നിവ ഉണ്ടായിരിക്കണമെന്ന് Rule 65 ആവശ്യപ്പെടുന്നു; കാലാവധി തീയതി അത് ആവശ്യപ്പെടുന്നില്ല. എങ്കിലും അത് രേഖപ്പെടുത്തുക: ഏതു യൂണിറ്റുകൾ ആദ്യം വിൽക്കണം, ഏതൊക്കെ തിരിച്ചയയ്ക്കണം എന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നത് കാലാവധിയാണ്.

ആറു ഘട്ടങ്ങളിലായി തിരിച്ചുവിളിക്കൽ നടത്തൽ

ഒരു അലർട്ട് ഏതെങ്കിലും ബാച്ചിന്റെ പേര് പറയുമ്പോൾ, ഓരോ തവണയും ഇതേ ഘട്ടങ്ങൾ പിന്തുടരുക; നിങ്ങൾ ചെയ്തത് എഴുതിവയ്ക്കുക.

1. കണ്ടെത്തുക. ഓരോ സ്റ്റോറിലും കൗണ്ടറിലും ബാച്ച് നമ്പർ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് തിരയുക. ഇപ്പോഴും കൈവശമുള്ള യൂണിറ്റുകളും ഓരോന്നും ഏതു GRN വഴിയാണ് വന്നതെന്നും നിങ്ങൾക്കു വേണം; ആ GRN സപ്ലയർ ആരെന്നും ഇൻവോയ്സ് ഏതെന്നും പറയും.
2. നിർത്തുക. ആ ബാച്ച് ഉടൻ വിൽപ്പനയിൽ നിന്ന് പിൻവലിച്ച്, “Not for sale” (വിൽപ്പനയ്ക്കല്ല) എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തിയ, പൂട്ടിയ പ്രത്യേക സ്ഥലത്തേക്ക് (quarantine) മാറ്റുക. രാത്രി ഷിഫ്റ്റ് ഉൾപ്പെടെ ഓരോ കൗണ്ടറിനെയും അറിയിക്കുക. നിങ്ങളുടെ കൈവശമുള്ള അളവ് സപ്ലയറെയും പ്രദേശത്തെ ഡ്രഗ്സ് ഇൻസ്പെക്ടറെയും അറിയിക്കുക.
3. ആർക്കാണ് ലഭിച്ചതെന്ന് കണ്ടെത്തുക. ആ ബാച്ച് ഉപയോഗിച്ച ഓരോ ബില്ലും ഡിസ്പെൻസും വാർഡിലേക്കുള്ള നൽകലും ഇംപ്ലാന്റും, രോഗിയും അവരുടെ ഫോൺ നമ്പറും സഹിതം പട്ടികപ്പെടുത്തുക. മരുന്നാണെങ്കിൽ, അലർട്ടോ നിർമ്മാതാവോ ഫാർമസികളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നത് പാലിക്കുക. ഇംപ്ലാന്റാണെങ്കിൽ, ആരെയൊക്കെ ബന്ധപ്പെടണം, എത്ര വേഗം എന്ന് സർജൻ തീരുമാനിക്കും.
4. തിരിച്ചയയ്ക്കുക. ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ടിനെതിരെ (debit note) യൂണിറ്റുകൾ സപ്ലയർക്ക് തിരിച്ചയയ്ക്കുക; അല്ലെങ്കിൽ സപ്ലയറോ ഡ്രഗ്സ് ഇൻസ്പെക്ടറോ ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ അവ പ്രത്യേക സ്ഥലത്തുതന്നെ സൂക്ഷിക്കുക.
5. ശരിയായ രീതിയിൽ എഴുതിത്തള്ളുക. തിരിച്ചയയ്ക്കാൻ കഴിയാത്ത യൂണിറ്റുകൾ കാരണം സഹിതം, ചുമതലയുള്ള വ്യക്തിയുടെ അംഗീകാരത്തോടെ എഴുതിത്തള്ളുന്നു; അപ്പോഴാണ് സ്റ്റോക്കും കണക്കുപുസ്തകങ്ങളും പൊരുത്തപ്പെടുക.
6. ഫയൽ സൂക്ഷിക്കുക. അലർട്ട്, കണ്ടെത്തിയ യൂണിറ്റുകൾ, ബന്ധപ്പെട്ട രോഗികൾ, തിരിച്ചയച്ചവ, തീയതികൾ. നിങ്ങൾ ഇത് എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്തുവെന്ന് ഒരു ഇൻസ്പെക്ടറോ അക്രഡിറ്റേഷൻ അസസ്സറോ (accreditation assessor) ചോദിച്ചാൽ, ഇതാണ് നിങ്ങളുടെ മറുപടി.

ആരും തിരിച്ചുവിളിക്കാത്ത ഒരു ബാച്ച് ഉപയോഗിച്ച്, ഓരോ ഘട്ടത്തിനും എത്ര സമയം എടുക്കുന്നുവെന്ന് കാണാൻ, ഇത് ഒരിക്കൽ പരിശീലനമായി (drill) നടത്തിനോക്കുക. ഏതു കണ്ണിയാണ് പൊട്ടിയിരിക്കുന്നതെന്ന് സാധാരണയായി ആദ്യ പരിശീലനംതന്നെ കാണിച്ചുതരും.

ഇന്ത്യയിൽ ബാധകമായ നിയമങ്ങൾ

• CDSCO-യുടെ തിരിച്ചുവിളിക്കൽ മാർഗനിർദേശങ്ങൾ. Guidelines on Recall and Rapid Alert System for Drugs (നിലവിലെ പതിപ്പ് 18 ജൂലൈ 2024 മുതൽ പ്രാബല്യത്തിൽ) തിരിച്ചുവിളിക്കലുകളെ അപകടസാധ്യത അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കുന്നു. ഉപയോഗിച്ചാൽ ഗുരുതരമായ ദോഷമോ മരണമോ സംഭവിക്കാവുന്ന Class I ഉപഭോക്താവ് വരെ എത്തുന്നു: 24 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ വിൽപ്പന നിർത്തുകയും 72 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ തിരിച്ചുവിളിക്കൽ പൂർത്തിയാക്കുകയും വേണം. ദോഷം താൽക്കാലികമോ ഗുരുതരമാകാൻ സാധ്യത കുറഞ്ഞതോ ആയ Class II 10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ റീട്ടെയിൽ തലം വരെ എത്തുന്നു. ദോഷത്തിന് സാധ്യതയില്ലാത്ത Class III 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഹോൾസെയിൽ തലം വരെ എത്തുന്നു. ഈ ശൃംഖലയിൽ ഫാർമസികൾ, ആശുപത്രി ഫാർമസികൾ, മരുന്ന് നൽകുന്ന ഡോക്ടർമാർ, ക്ലിനിക്കുകൾ, നഴ്സിങ് ഹോമുകൾ എന്നിവയെ മാർഗനിർദേശങ്ങൾ പേരെടുത്തു പറയുന്നു; ഓരോരുത്തരും തങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്കിനെക്കുറിച്ച് സപ്ലയറെയും പ്രദേശത്തെ ഡ്രഗ്സ് ഇൻസ്പെക്ടറെയും അറിയിക്കണമെന്നും, തിരിച്ചുവിളിച്ച സ്റ്റോക്ക് പൂട്ടി മാറ്റിവയ്ക്കണമെന്നും, നോട്ടീസും തിരിച്ചയച്ചതിന്റെ രേഖകളും പരിശോധനയ്ക്കായി സൂക്ഷിക്കണമെന്നും അവ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു.
• പ്രതിമാസ ഡ്രഗ് അലർട്ടുകൾ. കേന്ദ്ര, സംസ്ഥാന ലബോറട്ടറികൾ നിലവാരമില്ലാത്തവയെന്നോ വ്യാജമെന്നോ (spurious) കണ്ടെത്തിയ മരുന്നു സാമ്പിളുകളുടെ പ്രതിമാസ പട്ടിക, ഉൽപ്പന്നം, നിർമ്മാതാവ്, ബാച്ച് എന്നിവ പേരെടുത്തു പറഞ്ഞ്, CDSCO അതിന്റെ വെബ്സൈറ്റിലെ തിരയാവുന്ന ഒരു പേജിൽ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നു. ഓഗസ്റ്റ് 2026-ൽ മാത്രം 220 സാമ്പിളുകൾ നിലവാരമില്ലാത്തവയായി റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യപ്പെട്ടു. ബാച്ച് പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെട്ട നിർമ്മാതാവിനോട് അത് തിരിച്ചുവിളിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. എല്ലാ മാസവും ഈ പട്ടിക നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്കുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും ചെലവു കുറഞ്ഞ തിരിച്ചുവിളിക്കൽ പരിശീലനം.
• Drugs Rules പ്രകാരമുള്ള റീട്ടെയിൽ രേഖകൾ. ഒരു റീട്ടെയിൽ ഡ്രഗ് ലൈസൻസിനൊപ്പം Drugs Rules, 1945-ലെ Rule 65 പ്രകാരം രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാനുള്ള വ്യവസ്ഥകളും വരുന്നു: ബാച്ച് നമ്പറുകളോടു കൂടിയ പർച്ചേസ് രേഖകൾ, ബാച്ചും കാലാവധിയും കാണിക്കുന്ന Schedule C, H, H1 മരുന്നുകളുടെ വിൽപ്പന രേഖകൾ, കുറിപ്പടി എഴുതിയ ഡോക്ടർ, രോഗി, മരുന്ന്, അളവ് എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തി മൂന്നു വർഷം സൂക്ഷിക്കുന്ന പ്രത്യേക Schedule H1 രജിസ്റ്റർ. മറ്റു രേഖകൾ അവസാന എൻട്രി മുതൽ കുറഞ്ഞത് രണ്ടു വർഷം സൂക്ഷിക്കുന്നു; തിരിച്ചയയ്ക്കാൻ കാത്തിരിക്കുന്ന കാലാവധി കഴിഞ്ഞ സ്റ്റോക്ക് പ്രത്യേകം മാറ്റിവച്ച് “Not for sale” എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു.
• GST രേഖകൾ. CGST Act-ഉം അതിന്റെ ചട്ടങ്ങളും അനുസരിച്ച്, രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ഒരു സ്ഥാപനം ലഭിച്ചതും വിതരണം ചെയ്തതുമായ സാധനങ്ങളുടെയും സ്റ്റോക്കിന്റെയും കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും, ആ വർഷത്തെ വാർഷിക റിട്ടേൺ സമർപ്പിക്കേണ്ട അവസാന തീയതി മുതൽ 72 മാസം അവ സൂക്ഷിച്ചുവയ്ക്കുകയും വേണം.
• മെഡിക്കൽ ഉപകരണങ്ങൾ. Medical Devices Rules, 2017 പ്രകാരം ഇൻട്രാഒക്യുലർ ലെൻസുകൾ Class C മെഡിക്കൽ ഉപകരണങ്ങളാണ്. ഒരു ഉപകരണം സുരക്ഷിതമല്ലാത്തതാകാമെന്ന് കരുതുന്ന നിർമ്മാതാവ് അത് “വിപണിയിൽ നിന്നും രോഗികളിൽ നിന്നും” (“from the market and patients”) പിൻവലിക്കുകയും റെഗുലേറ്ററെ അറിയിക്കുകയും വേണമെന്ന് Rule 89 ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ഉപകരണങ്ങൾ മൂലമുണ്ടാകുന്ന പ്രതികൂല സംഭവങ്ങൾ (adverse events) Materiovigilance Programme of India വഴി റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു. ഓരോ ഇംപ്ലാന്റിന്റെയും ലോട്ട് നമ്പറും സീരിയൽ നമ്പറും രോഗിയുമായി ബന്ധപ്പെടുത്തി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ആശുപത്രിക്ക്, ഒരു ഉപകരണ തിരിച്ചുവിളിക്കലിന് ഒറ്റ തിരച്ചിലിൽ മറുപടി നൽകാനാകും.
• അക്രഡിറ്റേഷൻ (accreditation). NABH-ന്റെ ആശുപത്രി മാനദണ്ഡങ്ങൾ (6-ാം പതിപ്പ്, ജനുവരി 2025) ഇംപ്ലാന്റുകളെയും ഉപകരണങ്ങളെയും മരുന്നുകളായിത്തന്നെ കണക്കാക്കുന്നു. ഓരോ ഇംപ്ലാന്റിന്റെയും ബാച്ച് നമ്പറും സീരിയൽ നമ്പറും രോഗിയുടെ മെഡിക്കൽ രേഖയിലും മാസ്റ്റർ ലോഗ്ബുക്കിലും (master logbook) ഡിസ്ചാർജ് സമ്മറിയിലും (discharge summary) രേഖപ്പെടുത്തണമെന്നും, മരുന്നുകളുടെയും ഇംപ്ലാന്റുകളുടെയും തിരിച്ചുവിളിക്കലുകൾ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യണമെന്നും അവ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു.

നിയമങ്ങൾ മാറുന്നു; ചിലത് സംസ്ഥാനങ്ങൾ തോറും വ്യത്യസ്തമാണ്. നിലവിലെ സ്ഥിതി നിങ്ങളുടെ ഡ്രഗ്സ് ഇൻസ്പെക്ടറുമായോ നിയമോപദേഷ്ടാവുമായോ ഉറപ്പുവരുത്തുക.

ക്ലിനിക്കുകൾ സാധാരണയായി ഈ ശൃംഖല എവിടെയാണ് പൊട്ടിക്കുന്നത്

• ഇൻവോയ്സുകളുടെ കൂമ്പാരത്തിൽ നിന്ന് മാസാവസാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന GRN-കൾ; അതുമൂലം ഷെൽഫും സിസ്റ്റവും ആഴ്ചകളോളം പൊരുത്തപ്പെടില്ല.
• ഓരോ മരുന്നിനും ഒരൊറ്റ ബാച്ച്, ഓരോ പുതിയ ഡെലിവറിയും അതേ വരിയിൽ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു; അതുമൂലം ഷെൽഫിലുള്ള ബാച്ച് സിസ്റ്റത്തിലുള്ള ബാച്ചല്ല.
• ബാച്ച് പറയാത്ത ബില്ലുകൾ; അതുമൂലം തിരിച്ചുവിളിച്ച സ്ട്രിപ്പ് ആർക്കാണ് ലഭിച്ചതെന്ന് ആർക്കും പറയാനാവില്ല.
• കടലാസിൽ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഇംപ്ലാന്റുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ മോഡലും പവറും മാത്രം വച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുന്നവ; അതുമൂലം ലോട്ട് നമ്പറും സീരിയൽ നമ്പറും തിരയാനാവില്ല.
• കാരണം പറയാത്ത എഴുതിത്തള്ളലുകൾ; അതുമൂലം കാലാവധി കഴിഞ്ഞ സ്റ്റോക്കും പൊട്ടിയവയും നഷ്ടപ്പെട്ടവയും ഒരുപോലെ തോന്നും, ആരും അവ അംഗീകരിച്ചിട്ടുമുണ്ടാവില്ല.

ഇതിൽ 92health-ന്റെ സ്ഥാനം

92health ഒരു ക്ലിനിക്കിനും അതിന്റെ ഫാർമസിക്കും കണ്ണടക്കടയ്ക്കും ഓപ്പറേഷൻ തിയേറ്ററിനും വേണ്ടി ഈ ശൃംഖല ഒരൊറ്റ സിസ്റ്റത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു:

• അംഗീകാരത്തോടു കൂടിയ പർച്ചേസ് ഓർഡറുകൾ, അവയ്ക്കെതിരെ സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് ചേർത്ത് സ്വീകരിക്കുന്ന സാധനങ്ങൾ; ഇൻവോയ്സ് ഇല്ലാത്ത GRN-ന് ഒരു കാരണം നൽകണം, അത് അംഗീകരിക്കുന്നയാളിലേക്ക് പോകും;
• സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് ഒരു ഫോട്ടോയിൽ നിന്ന് GRN-ലേക്ക് വായിച്ചെടുക്കാം; ഓരോ വരിയിലും ബാച്ച്, കാലാവധി, അളവ്, സൗജന്യ അളവ്, നിരക്ക്, GST എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു;
• ബാച്ച് തിരിച്ചു സൂക്ഷിക്കുന്ന സ്റ്റോക്ക്, ആദ്യം കാലാവധി കഴിയുന്നത് ആദ്യം വിൽക്കുന്നു, ഓരോ ബിൽ വരിയിലും ബാച്ചും കാലാവധിയും അച്ചടിക്കുന്നു;
• ബാച്ച് നമ്പർ കൊണ്ട് തിരയാവുന്ന ഒരു സ്റ്റോക്ക് ലെഡ്ജർ (stock ledger), ആ ബാച്ചിന്റെ ഓരോ നീക്കവും കാണിക്കുന്നത്: ലഭിച്ചത്, വിറ്റത്, ക്രമീകരിച്ചത് അല്ലെങ്കിൽ എഴുതിത്തള്ളിയത്;
• മരുന്നു തിരിച്ചുള്ള വിൽപ്പന റിപ്പോർട്ട്, ഏതു കാലയളവിലേക്കും ആ മരുന്നിന്റെ ഓരോ ഉപഭോക്താവിനെയും ഓരോ ബില്ലിനെയും പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നത്;
• ഏതു കാലയളവിലേക്കുമുള്ള Schedule H1 വിൽപ്പന രജിസ്റ്റർ, ഡൗൺലോഡ് ആയി;
• കണ്ണാശുപത്രികൾക്ക്, സീരിയൽ നമ്പർ തിരിച്ചുള്ള ഇൻട്രാഒക്യുലർ ലെൻസ് രജിസ്റ്റർ; ഒരു ലോട്ടോ സീരിയലോ മോഡലോ പവറോ നൽകിയാൽ, ആ ലെൻസ് ഏതൊക്കെ രോഗികളിലുണ്ടെന്ന് അവരുടെ ഫോൺ നമ്പറുകളോടൊപ്പവും, ഏതൊക്കെ യൂണിറ്റുകൾ ഇപ്പോഴും ഷെൽഫിലുണ്ടെന്നും കാണിക്കുന്ന തിരിച്ചുവിളിക്കൽ പട്ടിക;
• കാരണം സഹിതം അംഗീകാരത്തിലൂടെ മാത്രം നടക്കുന്ന എഴുതിത്തള്ളലുകളും സ്റ്റോക്ക് തിരുത്തലുകളും, തിയേറ്റർ സ്റ്റോറിൽ നിന്ന് സപ്ലയർക്കുള്ള തിരിച്ചയയ്ക്കലുകളും;
• രേഖപ്പെടുത്തിയ GRN-ലെ തിരുത്തലുകൾ, അംഗീകാരത്തിലൂടെ നടക്കുകയും സ്റ്റോക്കിനെയും കണക്കുപുസ്തകങ്ങളെയും നൽകാനുള്ള തുകകളെയും (payables) ഒരുമിച്ച് മാറ്റുകയും ചെയ്യുന്നവ;
• GRN-കളിൽ നിന്നുതന്നെ പണമടയ്ക്കാൻ തയ്യാറാകുന്ന സപ്ലയർ ബില്ലുകൾ, അവയുടെ പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചത്.

ചെന്നൈ, കോയമ്പത്തൂർ, മധുര, വിശാഖപട്ടണം, വിജയവാഡ എന്നിവിടങ്ങളിലോ ഇന്ത്യയിലെ മറ്റെവിടെയെങ്കിലുമോ നിങ്ങൾ ഒരു ഫാർമസിയോ ആശുപത്രി സ്റ്റോറോ നടത്തുകയും, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സ്റ്റോക്കിൽ ഒരു തിരിച്ചുവിളിക്കൽ പരിശീലനം കാണാൻ ആഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്യുക.

ഉറവിടങ്ങൾ

• Central Drugs Standard Control Organisation, Guidelines on Recall and Rapid Alert System for Drugs (including Biologicals and Vaccines), 2024 പതിപ്പ്, 18 ജൂലൈ 2024 മുതൽ പ്രാബല്യത്തിൽ.
• Central Drugs Standard Control Organisation, നിലവാരമില്ലാത്തതും വ്യാജവുമായ മരുന്നുകളെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രതിമാസ ഡ്രഗ് അലർട്ടുകൾ; ഓഗസ്റ്റ് 2026 അലർട്ടിനെക്കുറിച്ചുള്ള പത്ര റിപ്പോർട്ടുകൾ.
• Drugs Rules, 1945, Rule 65; G.S.R. 823(E), 17 നവംബർ 2022 (Schedule H2); G.S.R. 506(E), 22 ജൂൺ 2026 (Schedule H2 വിപുലീകരണം).
• Medical Devices Rules, 2017, Rules 26, 89; മെഡിക്കൽ ഉപകരണങ്ങളുടെ CDSCO വർഗ്ഗീകരണം (ഇൻട്രാഒക്യുലർ ലെൻസ്, Class C); Materiovigilance Programme of India, Indian Pharmacopoeia Commission.
• NABH, Accreditation Standards for Hospitals, 6-ാം പതിപ്പ്, Management of Medication എന്ന അധ്യായം (MOM.6, MOM.10).
• World Health Organization, Medical Product Alert N°5/2025, 13 ഒക്ടോബർ 2025.
• Central Goods and Services Tax Act, 2017, വകുപ്പുകൾ 35, 36; CGST Rules, 2017, rule 56.