తమిళనాడు, ఆంధ్రప్రదేశ్‌లోని మెడికల్ షాపుల కోసం ఫార్మసీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్
తమిళనాడు లేదా ఆంధ్రప్రదేశ్‌లోని మెడికల్ షాప్ కోసం ఫార్మసీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఏం చేయాలి: GST బిల్లులు, బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ, స్టాకిస్టులు, Schedule H1, రోజు ముగింపు.
ఇది మొదట ఇంగ్లీషులో రాసిన వ్యాసానికి అనువాదం. ఇక్కడ ఏదైనా భిన్నంగా అనిపిస్తే, ఇంగ్లీష్ వెర్షన్ ప్రామాణికం.
మదురై, సేలం, గుంటూరు లేదా కర్నూలులోని మెడికల్ షాప్ మూడు సంఖ్యలపై నడుస్తుంది: ఈరోజు ఏం అమ్మారు; షెల్ఫ్‌లో ఏముంది, అది ఎప్పుడు ఎక్స్‌పైర్ అవుతుంది; స్టాకిస్టులకు ఎంత బాకీ ఉంది. చాలా షాపుల్లో ఇప్పటికే ఒక బిల్లింగ్ ప్రోగ్రామ్ ఉంది. యజమానులు కొత్తదాని కోసం వెతకడానికి కారణాలు సాధారణంగా ఒకటే: షెల్ఫ్‌తో సరిపోలని స్టాక్, డ్రాయర్ వెనుక దొరికే ఎక్స్‌పైర్ అయిన స్ట్రిప్‌లు, చేత్తో రాయాల్సిన రిజిస్టర్ అడిగే డ్రగ్ ఇన్‌స్పెక్టర్, పక్కనే ఉన్న క్లినిక్ నుంచి వచ్చే ప్రిస్క్రిప్షన్లతో ఎలాంటి అనుసంధానం లేకపోవడం.
ఫార్మసీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను పోల్చి చూస్తున్న తమిళనాడు, ఆంధ్రప్రదేశ్‌లోని ఫార్మసీ యజమానుల కోసం ఈ వ్యాసం, అది విడిగా ఉండే మెడికల్ షాప్ అయినా, క్లినిక్ లేదా ఆసుపత్రి లోపలి ఫార్మసీ అయినా.
1. కౌంటర్
కౌంటర్ ఎలా పనిచేస్తుందో తెలిసేది సాయంత్రం ఏడు గంటలకు ఆరుగురు ఎదురుచూస్తున్నప్పుడే. ఇవి సరిచూడండి:
- బ్రాండ్, కంపోజిషన్ లేదా రూపం ద్వారా వెతికినప్పుడు షెల్ఫ్‌లో ఉన్నవాటిని ముందుగా చూపించే శోధన, స్టాక్ లేని మందును ఉన్నట్టుగా చూపించకుండా.
- బిల్లుపై ఉన్న బ్యాచ్ స్ట్రిప్ వచ్చిన బ్యాచే అయి ఉండాలి, ముందుగా ఎక్స్‌పైర్ అయ్యేది ముందు.
- ట్యాబ్‌లుగా తెరిచి ఉంచే బిల్లులు, ప్రిస్క్రిప్షన్ వెతకడానికి వెళ్లిన కస్టమర్ వల్ల తర్వాతి కస్టమర్ ఆగిపోకుండా.
- ఒకే బిల్లుపై నగదు, UPI, కార్డు, నగదును రూపాయికి రౌండ్ చేసి, ఇవ్వాల్సిన చిల్లర లెక్కించి.
- బిల్లుపై నమోదయ్యే ప్రత్యామ్నాయం (substitution), ఏ బ్రాండ్‌కు బదులుగా ఏ బ్రాండ్ ఇచ్చారో చెబుతూ, డాక్టర్ ప్రిస్క్రిప్షన్‌ను మార్చకుండా.
2. బిల్లు
ఫార్మసీ బిల్లు ఒక చట్టపరమైన పత్రం. దానిపై షాప్ GSTIN, దాని డ్రగ్ లైసెన్స్ నంబర్లు (Form 20, Form 21), ప్రతి లైన్ బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ, ట్యాక్స్ ఇన్‌వాయిస్‌పై HSN కోడ్లు, పన్ను విభజన, ప్రిస్క్రిప్షన్ మీద మందు ఇచ్చిన చోట రోగి పేరు, ప్రిస్క్రిప్షన్ రాసిన వైద్యుని పేరు ఉండాలి. GST కంపోజిషన్ పథకం కింద ఉన్న షాప్ బదులుగా ఎలాంటి పన్ను వసూలు చేయకుండా బిల్ ఆఫ్ సప్లై ఇస్తుంది. బిల్లు A5 మీదా 80mm థర్మల్ రోల్ మీదా ముద్రితమవుతుందా అని అడగండి, ఎందుకంటే చాలా కౌంటర్లు ఈ రెండింటిలో ఏదో ఒకటి వాడతాయి.
3. స్టాక్: బ్యాచ్లు, ఎక్స్పైరీ, షెల్ఫ్
షెల్ఫ్‌తో సరిపోలని స్టాక్ అనేదే అత్యంత సాధారణ ఫిర్యాదు. చూడాల్సినవి:
- ఒక్కో మందుకు ఒకే సంఖ్యగా కాకుండా, బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ వారీగా ఉంచే స్టాక్.
- షాప్ నిర్ణయించిన రీఆర్డర్ స్థాయితో పోల్చి, ఒక మందు అన్ని బ్యాచ్‌లనూ కలిపి మందు వారీగా నిర్ణయించే తక్కువ స్టాక్.
- స్టాకిస్ట్‌కు తిరిగి ఇవ్వడానికి సమయం ఉండగానే జాబితాగా చూపించే ఎక్స్‌పైర్ కాబోయే స్టాక్.
- ఎవరు, ఎప్పుడు, ఎందుకు అనేది నమోదు చేస్తూ, యజమాని ఆమోదించే రైట్-ఆఫ్‌లు, స్టాక్ సర్దుబాట్లు. రికార్డు లేకుండా కౌంటర్ దగ్గర మార్చిన లెక్క వల్లే స్టాక్ మాయమవుతుంది.
4. స్టాకిస్టులు, పర్చేజ్ ఆర్డర్లు, అందిన సరుకు
తమిళనాడు, ఆంధ్రప్రదేశ్‌లో చాలా మందులు తయారీదారుల నుంచి కాకుండా, హోల్‌సేల్ లైసెన్సులు (Form 20B, 21B) ఉన్న స్టాకిస్టుల ద్వారా వస్తాయి. సాఫ్ట్వేర్ ప్రతి స్టాకిస్ట్ GSTIN, లైసెన్సులు, బ్యాంక్ వివరాలు, క్రెడిట్ రోజులను ఉంచాలి, ఇంకా:
- రీఆర్డర్ సూచనలతో పర్చేజ్ ఆర్డర్లు తయారుచేసి, WhatsAppలో PDFగా లేదా చిత్రంగా పంపాలి;
- ప్రతి లైన్ బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ, పరిమాణం, ఉచిత పరిమాణం, రేటు, డిస్కౌంట్, GSTతో ఇన్వాయిస్ను స్టాక్లోకి తీసుకోవాలి;
- సరుకు తీసుకునే వ్యక్తి సరిచూడటానికి, ఇన్వాయిస్ ఫోటో లేదా PDFను చదివి రసీదును నింపాలి;
- ప్రతి స్టాకిస్ట్‌కు ఎంత బాకీ ఉందో, అది ఎప్పుడు చెల్లించాలో చూపించాలి.
ఇలా నమోదు చేసిన కొనుగోళ్లను ప్రతి నెలా GSTR-2Bతో సరిపోల్చవచ్చు, అప్పుడు స్టాకిస్ట్ రిపోర్ట్ చేసిన ఇన్‌వాయిస్‌లపై మాత్రమే ఇన్‌పుట్ ట్యాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్ అవుతుంది. ఫార్మసీల కోసం GSTR-2B సరిపోలిక చూడండి.
5. ఇన్‌స్పెక్టర్ అడిగే రిజిస్టర్లు
తమిళనాడులోని డ్రగ్స్ కంట్రోల్ డిపార్ట్‌మెంట్, ఆంధ్రప్రదేశ్‌లోని డ్రగ్స్ కంట్రోల్ అడ్మినిస్ట్రేషన్ రిటైల్ ఫార్మసీలను తనిఖీ చేస్తాయి. Schedule H1 రిజిస్టర్ (ప్రతి సరఫరాకూ ప్రిస్క్రిప్షన్ రాసిన వైద్యుడు, రోగి, మందు, పరిమాణం, మూడేళ్లు ఉంచాలి), ప్రిస్క్రిప్షన్ రిజిస్టర్ తనిఖీకి ముందు రాత్రి చేత్తో రాయకుండా, ఏ కాలానికైనా బిల్లుల నుంచే PDF, స్ప్రెడ్‌షీట్‌గా రావాలి. ఒక రీకాల్‌ను బ్యాచ్ నుంచి స్టాకిస్ట్ ఇన్‌వాయిస్‌కూ, ఆ బ్యాచ్ అమ్మిన ప్రతి బిల్లుకూ కనిపెట్టగలగాలి. పర్చేజ్ ఆర్డర్లు, GRNలు చూడండి.
6. క్లినిక్ నుంచి వచ్చే ప్రిస్క్రిప్షన్లు
క్లినిక్ లేదా ఆసుపత్రి లోపలి ఫార్మసీకి, ప్రిస్క్రిప్షన్‌ను మళ్లీ టైప్ చేయకపోవడమే అతిపెద్ద ఆదా. డాక్టర్ ప్రిస్క్రిప్షన్ కౌంటర్‌కు ఒక క్యూలో చేరాలి, మందులు నింపిన బిల్లుగా తెరుచుకోవాలి, ఇచ్చిన కొద్దీ ప్రతి లైన్నూ నమోదు చేయాలి, అప్పుడు ఏం ఇచ్చారో, రోగి బయట ఏం కొన్నారో క్లినిక్ చూడగలదు. బిల్లులను క్లినిక్ రిసెప్షన్‌లో వసూలు చేసే ఫార్మసీకి, అవి అక్కడ సెటిల్ అయినట్టు గుర్తించి కనిపించాలి.
7. రోజు ముగింపు, యజమాని దృష్టి
షాప్ మూసే సమయంలో, లెక్కించిన నగదు, UPI, కార్డును బిల్లులు చెప్పేదానితో పోల్చాలి, డ్రాయర్ నుంచి చెల్లించిన ఖర్చులను ఆ రోజుకు నమోదు చేయాలి. యజమానికి స్ప్రెడ్షీట్ తెరవకుండానే మందు వారీగా అమ్మకాలు, చెల్లింపు విధానం వారీగా వసూళ్లు, కొనుగోళ్లు, బిల్లు లేకుండా షెల్ఫ్ నుంచి వెళ్లిన స్టాక్ తనిఖీ కనిపించాలి.
ఫార్మసీ సాఫ్ట్వేర్ డెమోలో అడగాల్సిన ప్రశ్నలు
- ఒక మందును కంపోజిషన్‌తో వెతికి, బిల్లు ఏ బ్యాచ్‌ను తీసుకుంటుందో చూపించండి.
- ఒక మందుకు నగదు, UPI కలిపి బిల్లు చేసి, బిల్లును A5 మీదా థర్మల్ రోల్ మీదా ముద్రించండి.
- ఒక స్టాకిస్ట్ ఇన్వాయిస్ను ఫోటో తీసి, అది నింపే గూడ్స్ రిసీవ్డ్ నోట్ను చూపించండి.
- కౌంటర్ లాగిన్ నుంచి ఒక స్టాక్ లెక్కను మార్చి, దాన్ని ఎవరు ఆమోదించాలో చూపించండి.
- గత నెల Schedule H1 రిజిస్టర్ను ముద్రించండి.
- ఒక బ్యాచ్‌ను స్టాకిస్ట్ ఇన్వాయిస్ నుంచి అది అమ్మిన ప్రతి బిల్లు దాకా కనిపెట్టండి.
- డ్రాయర్తో పోల్చి రోజును ముగించండి.
ఇందులో 92health పాత్ర ఏమిటి
92health ప్రిస్క్రిప్షన్ రాసే క్లినిక్ వాడే అదే రికార్డుపై ఫార్మసీ కౌంటర్‌ను నడుపుతుంది:
- క్లినిక్ నుంచి క్యూలో వచ్చే ప్రిస్క్రిప్షన్లు, మందులు నింపిన బిల్లుగా తెరుచుకుంటాయి, ప్రత్యామ్నాయాలు బిల్లుపై నమోదవుతాయి;
- ట్యాబ్‌లలో బిల్లులు, షెల్ఫ్‌ను ముందుగా చూపించే శోధన, ఒకే బిల్లుపై నగదు, UPI, కార్డు, రూపాయికి రౌండింగ్, GSTIN, డ్రగ్ లైసెన్స్ నంబర్లతో A5 లేదా 80mm రోల్‌పై ముద్రించే బిల్లులు, లేదా కంపోజిషన్ డీలర్ కోసం బిల్ ఆఫ్ సప్లై;
- బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ వారీగా స్టాక్, మందు వారీగా తక్కువ స్టాక్, ఎక్స్‌పైర్ కాబోయే స్టాక్‌పై హెచ్చరిక, మేనేజర్ ఆమోదించే రైట్-ఆఫ్‌లు, సర్దుబాట్లు;
- లైసెన్సులు, GSTIN, క్రెడిట్ రోజులతో స్టాకిస్టులు, PDFగా లేదా చిత్రంగా పంచుకునే పర్చేజ్ ఆర్డర్లు, ఇన్వాయిస్ నుంచి నింపిన, CGST, SGST, డిస్కౌంట్లతో అందిన సరుకు నమోదు, గడువు తేదీ వారీగా బాకీ;
- ఏ కాలానికైనా PDF, CSVగా Schedule H1 రిజిస్టర్, ప్రిస్క్రిప్షన్ రిజిస్టర్, డే షీట్, రోజు ముగింపు;
- GSTR-2Bతో సరిపోల్చిన కొనుగోళ్లు, ప్రతి బిల్లూ లెక్కల పుస్తకాల్లోకి నమోదు.
ఇది బ్రౌజర్‌లో నడుస్తుంది, చెన్నై, కోయంబత్తూరు, మదురై, తిరుచ్చి, సేలం, తిరునెల్వేలి, విశాఖపట్నం, విజయవాడ, గుంటూరు, నెల్లూరు, తిరుపతి లేదా కర్నూలులోని మెడికల్ షాప్‌కు ఒకేలా. దీన్ని మీ సొంత కౌంటర్‌పై చూడాలంటే, ఫార్మసీ డెమో బుక్ చేసుకోండి.
తరచూ అడిగే ప్రశ్నలు
- ఫార్మసీ బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఏం చేయాలి?
- కౌంటర్ దగ్గర, షెల్ఫ్లోని బ్యాచ్ల నుంచి వాటి ఎక్స్పైరీ తేదీలతో, నగదు, UPI లేదా కార్డు ద్వారా త్వరగా బిల్లు చేయాలి; డ్రగ్ లైసెన్స్ నంబర్లతో GST బిల్లు ముద్రించాలి; స్టాకిస్టుల ఇన్వాయిస్లను GSTతో స్టాక్లోకి తీసుకోవాలి; Schedule H1 రిజిస్టర్ ఉంచాలి; డ్రాయర్తో పోల్చి రోజును ముగించాలి.
- Schedule H1 రిజిస్టర్లో ఏమేమి నమోదు చేయాలి?
- ఒక Schedule H1 మందును ఇచ్చిన ప్రతిసారీ: ప్రిస్క్రిప్షన్ రాసిన వైద్యుని పేరు, చిరునామా, రోగి పేరు, మందు పేరు, ఇచ్చిన పరిమాణం. రిజిస్టర్ను మూడేళ్లు ఉంచాలి, తనిఖీకి అందుబాటులో ఉంచాలి. సాఫ్ట్వేర్ దాన్ని ఏ కాలానికైనా బిల్లుల నుంచి తయారుచేయాలి.
- కంపోజిషన్ డీలర్ కోసం ఫార్మసీ సాఫ్ట్వేర్ బిల్ ఆఫ్ సప్లై ముద్రించగలదా?
- ముద్రించగలగాలి. GST కంపోజిషన్ పథకం కింద నమోదైన ఫార్మసీ పన్ను వసూలు చేయకూడదు, కాబట్టి దాని బిల్లు పన్ను కాలమ్లు లేని బిల్ ఆఫ్ సప్లై (bill of supply), అయినా దానిపై GSTIN కనిపిస్తుంది. రెగ్యులర్ డీలర్ బిల్లు HSN కోడ్లు, పన్ను విభజనతో కూడిన ట్యాక్స్ ఇన్వాయిస్.
- ఫార్మసీ సాఫ్ట్వేర్ స్టాకిస్ట్ ఇన్వాయిస్ను చదవగలదా?
- కొన్ని సాఫ్ట్వేర్లు ఇన్వాయిస్ ఫోటో లేదా PDFను చదివి, గూడ్స్ రిసీవ్డ్ నోట్ను నింపగలవు: ప్రతి మందు, బ్యాచ్, ఎక్స్పైరీ, పరిమాణం, ఉచిత పరిమాణం, రేటు, డిస్కౌంట్, GST. సరుకును తీసుకునే వ్యక్తి సేవ్ చేసే ముందు ప్రతి లైన్నూ సరిచూస్తారు, ఎందుకంటే తప్పుగా చదివిన బ్యాచ్ నంబర్ తర్వాతి రీకాల్ సమయంలో సమస్యలు తెస్తుంది.
- మెడికల్ షాప్ను కొత్త సాఫ్ట్వేర్కు మార్చడానికి ఎంత సమయం పడుతుంది?
- సాధారణంగా ఒక వారంలోపు: షాప్, సిబ్బంది, ధరలు సెటప్ చేస్తారు, ప్రారంభ స్టాక్ను దాని బ్యాచ్లు, ఎక్స్పైరీ తేదీలతో ఒక స్ప్రెడ్షీట్ నుంచి దిగుమతి చేస్తారు, కౌంటర్ సిబ్బందికి కొన్ని గంటల్లో శిక్షణ ఇస్తారు.
This article is general information for clinics, hospitals, pharmacies and optical shops in India, as of the date it was published or updated. It is not legal, tax or accounting advice. Due dates, rates and rules change by notification and some differ between states; confirm anything that matters with your chartered accountant or legal adviser.